Załóżmy, że zarządzamy niedużą agencją reklamową, zatrudniającą ok. 10-20 osób. Dotychczas bazowy obieg pracy wygląda mniej więcej tak:

• Przychodzące zamówienie (mailem, pocztą, telefonicznie) odbierane jest przez Handlowca
• Rejestrowane jest ono w książce zamówień, gdzie określany jest termin realizacji, przedmiot zamówienia, klient i ewentualnie dodatkowe szczegóły techniczne
• Jeżeli zamówienie tego wymaga, termin realizacji jest ustalany osobno
  (np. po konsultacji z wykonawcą, dostawcą)
• Podczas zebrania zlecenie jest przekazywane do realizacji określonemu pracownikowi
• Po wykonaniu zlecenia pracownik informuje o tym osobę Handlowca
• Koordynator informuje klienta o wykonaniu zlecenia
• Klient odbiera zamówienie
• Handlowiec wystawia fakturę

Proponowana realizacja tego procesu w systemie eDokumenty

Obsługa zlecenia realizowana może być w oparciu o poniżej zamieszczony diagram:

System eDokumenty w znakomity sposób pomaga w ewidencji zleceń i zapewnia właściwą kontrolę nad ich realizacją. Pracownicy mogą lepiej wywiązać się ze swoich obowiązków,
a kadra zarządzająca w pełniejszy sposób nadzoruje wykonywanie zleceń. System pozwala również ocenić wkład poszczególnych pracowników w końcowy wynik firmy.

Zawsze aktualne raporty i zestawienia

RAPORT OBCIĄŻENIA PROJEKTANTÓW

Zarząd oraz Koordynatorzy otrzymują możliwość bieżącego wglądu w obciążenie projektami poszczególnych pracowników.

ZLECENIA DO ODBIORU/ZAFAKTUROWANIA

Koordynator lub inna osoba odpowiedzialna za fakturowania otrzymuje raport prezentujący zlecenia zatwierdzone do fakturowania.

WARTOŚĆ ZAOFERTOWANYCH ZLECEŃ

Zarząd może śledzić zaofertowane zlecenia, jak również raportować je sumarycznie.

Ponadto zarząd otrzymuje raporty statystyczne dotyczące obciążenia projektami poszczególnych pracowników oraz możliwość bieżącego wglądu w realizowane projekty.

Dodatkowe możliwości

Rejestracja czasu pracy dla poszczególnych zleceń