W każdym biurze rachunkowym potrzebny jest centralny system informacyjny, który zarchiwizuje dokumenty klientów, przypomni o ważnych terminach i pozwoli zarządzać zespołem. Rozwiązanie wymaga czegoś bardziej złożonego od Outlooka i serwera sieciowego.

Na ile znany jest opisany niżej problem?

Dokumenty przechowywane są w szafach, często zmieniają swoje położenie przez co mylą pracowników. Ich wyszukiwanie trwa zbyt długo. Wiele z dokumentów jest niepotrzebnie kopiowanych „na zapas”, co powoduje ogromne koszty związane ze zużyciem papieru i tonerów do urządzeń.

Zarząd i managerowie nie mogą w realny sposób kontrolować pracy księgowych, gdyż ich wyniki zapisywane są na dyskach lub pozostają w skrzynkach pocztowych na komputerach stacjonarnych. Zadania zlecane mailowo nie są właściwie egzekwowane, gdyż brakuje narzędzia do przypominania o terminach zarówno pracownikom jak i managerom.

Klienci muszą zbyt długo czekać na załatwienie zlecanych spraw, co jakiś czas trzeba zażegnywać kryzys związany z zapomnianym terminem lub zagubionym dokumentem.

Rozwiązanie: eDokumenty – prosty i kompleksowy system dla biur rachunkowych

Po wdrożeniu systmeu dokumenty klientów są automatycznie rejestrowane poprzez usługę masowego skanowania. Pracownicy przywożący dokumenty, lub pracownik sekretariatu obsługujący pocztę przychodzącą naklejają na każdy dokument kod kreskowy, a następnie wkładają plik dokumentów do skanera, na którym wybierają folder KLIENTA do którego mają trafić pliki.

Zeskanowane pliki w formie PDF są automatycznie wychwytywane i zapisywane w systemie eDokumenty. Dodatkowe moduły OCR mogą wcześniej wykonać operację rozpoznania kodu kreskowego (barcode detection). Dokumenty które trafiają do systemu opisane są numerem z kodu kreskowego oraz nazwą klienta którego dotyczą. Dokumenty trafiają na specjalne stanowisko skanowania, do którego mają dostęp wybrani użytkownicy. Wyszukiwanie dokumentów odbywa się poprzez dziennik, kartotekę klienta lub globalną wyszukiwarkę.

Dzięki zastosowaniu systemu wzrasta zadowolenie klienta!

Kalendarz i zadania przypominają o ważnych terminach. Sprawy klientów porządkowane są w elektronicznych teczkach i podlegają bieżącej kontroli. Każda ma nadany termin realizacji i osobę odpowiedzialną. System ponadto rejestruje wybraną korespondencję email, dzięki czemu pracownicy w ramach posiadanych uprawnień mają dostęp do kompletnej korespondencji z każdym z klientów.

Ile czasu kosztuje obsługa klienta?

Na to pytanie jest najtrudniej odpowiedzieć nie mając właściwej statystyki. Poprzez zastosowanie mechanizmów rejestracji czasu pracy można precyzyjnie kontrolować kosztochłonność każdej umowy. Wyniki można zestawiać miesięcznie, kwartalnie i rocznie. Każdy z pracowników może mieć dostęp do informacji w zakresie obsługiwanych przez niego klientów. Menadżerowie również będą widzieć dane pochodzące od klientów z ich zespołów roboczych.

System posiada również wiele innych funkcji, które rozwiązują problemy komunikacyjne i informacyjne każdej firmy.