Od firm z branży budowlanej wymaga się rzeczy niemożliwych: ma być szybko i solidnie ale jednocześnie poniżej kosztów! Wysokie kary umowne, kaucje, weksle i wiele dodatkowych zabezpieczeń stosowanych w umowach wykonawczych powoduje że jeden błąd może zadecydować o rentowności zlecenia. Wykonanie umowy zgodnie z harmonogramem wymaga poświęcenia dużej ilości czasu na zarządzanie projektem, a żeby zachować niskie koszty konieczna jest maksymalna optymalizacja procesu zakupów materiałów budowlanych. Do tego dochodzi cały bagaż obciążeń administracyjnych, który powoduje konieczność produkowania ogromnej ilości pism i dokumentacji.
CASE STUDY #1
Firma – developer ponad 50 stanowisk komputerowych, prowadzi jednocześnie od kilku do kilkunastu projektów, w tym dużych inwestycji mieszkaniowych. Wyzwaniem było zapewnienie szybkiego obiegu dokumentów zapotrzebowań tworzonych przez kierowników budów, optymalizacja procesu kompletacji zamówień, egzekucja procesów zapewniania jakości materiałom i usługom, oraz proces rozliczenia kosztów.
Wdrożenie rozpoczęło się od instalacji systemu, założeniu kont dla wszystkich użytkowników i wykonania analizy obiegu poszczególnych dokumentów. Na podstawie wywiadów zdefiniowana została procedura obiegu faktury zakupu oraz opracowana została formuła pracy sekretariatu i współpracy z systemem ERP. Odbyły się pierwsze szkolenia w trakcie których procedura została poddana praktycznym testom.
Następnie wdrożony został obszar procesu zaopatrzenia budów. W ramach tego procesu kierownicy budów otrzymali moduł w którym w formie tabeli mogą tworzyć zapotrzebowania na wszystkie potrzebne materiały. Dokumenty przechodzą przez workflow w czasie którego następuje ich weryfikacja i akceptacja. Uczestnicy procesu mogą komentować poszczególne zapisy i zadawać pytania do specjalistów poszczególnych branż.
Po akceptacji zapotrzebowania trafiają do Działu Logistyki gdzie w procesie kompletacji wybierane są z nich poszczególne pozycje do tworzonych w sprawach zamówień na poszczególne grupy towarów. Całość jest tak zautomatyzowana że pracownicy mogą śledzić statusy zarówno całych zamówień jak również widzą stan pozycji każdego z zapotrzebowań.
Każde zamówienie tworzy osobną sprawę, w której można gromadzić wiele dokumentów. Przy użyciu szablonów Word generowane są dokumenty zapytań ofertowych i wysyłane są do potencjalnych dostawców, których można łatwo wyszukiwać z bazy danych dzięki wcześniej zdefiniowanym cechom. Ma to szczególne znaczenie przy zamawianiu usług specjalistycznych dla których wybór na rynku nie jest tak szeroki a w związku z tym występują największe różnice w cenach i oferowanych warunkach.
Nadsyłane oferty umieszczane są w sprawie a całe zamówienie poddawane jest procedurze wyboru najlepszej oferty. Dyrektor Naczelny ma bardzo szczegółowy wgląd w każde zamówienie, może również w kilka sekund sięgnąć do historii każdego z dostawców by zweryfikować podpowiadane przez intuicję uwagi.
W sprawie bardzo łatwo wygenerować jest również dokument zamówienia, które po realizacji jest już rozliczane niezależnym procesem obiegu faktury. Proces ten pozwala łatwo pobrać do każdej faktur pozycje zamawiane tym samym zamykając całą kaskadę: FAKTURA > ZAMÓWIENIE > ZAPOTRZEBOWANIE.
Akceptacja faktur skojarzonych z zamówieniami faktury jest o wiele łatwiejsza i nie wymaga wiele czasu na weryfikację, ponieważ wcześniej zostały one już zweryfikowane na etapie zamówienia. Ponadto trafiające do rozliczeń kosztów pozycje posiadają zachowane z zapotrzebowań atrybuty Projekt, MPK, Rodzaj co znacznie ułatwia również opis i weryfikację księgową.
Wdrożenie zakończyło się po 3 miesiącach. Kolejne 3 miesiące trwała optymalizacja działających procesów i realizacja uwag użytkowników.
KORZYŚCI
Zoptymalizowany proces pozyskania materiałów przynosi znaczne oszczędności firmie. Rozliczenia kosztów poszczególnych projektów są dokładniej i szybciej sporządzane, co przekłada się na możliwość podjęcia wcześniejszych działań korygująych i zapobiegawczych.
Elektroniczne archiwum wszystkich dokumentów pozwala osobom decyzyjnym na sięgnięcie po każdy dokument w ciągu kilku sekund. Przypiesza to proces decyzyjny oraz zwiększa jego trafność.
Dane zebrane podczas obiegu faktur służą do bieżącej kontroli kosztów projektów. Są one zwykle wielokrotnie szybciej dostarczone niż w przypadku danych z systemu finansowo-księgowego.
Uporządkowanie pozostałych procesów i wprowadzenie kultury organizacyjnej opartej o elektroniczny system zadań, pozwala znacznie szybciej rozwijać firmę w pożądanym przez Zarząd kierunku.