Sprawny system obiegu dokumentów w zakładach produkcyjnych jest warunkiem koniecznym uzyskania wysokiej jakości produkcji. W szczególności dotyczy to zakładów produkcyjnych o złożonej strukturze organizacyjnej. Konieczność wielopłaszczyznowego komunikowania się pracowników różnych działów – począwszy od zaopatrzenia poprzez dział projektowy, dział kosztorysowania na wydziałach produkcyjnych kończąc.
CASE STUDY #1
Duży zakład produkcyjny, część globalnego koncernu posiada system ERP oraz osobny system zamówień do dostawców.
Wyzwaniem jest zapanowanie nad kilkoma tysiącami faktur które co miesiąc napływają do firmy i muszą w zależności od typu przebyć od kilku do nawet kilkunastu punktów zatrzymań w których dokonywany jest opis, weryfikacja zgodności z zamówieniem, rozliczenie, kontrola i księgowanie.
Po wdrożeniu wszystkie dokumenty faktur są skanowane a ich papierowe oryginały opisywane są numerem z elektronicznego dziennika i umieszczane są w pudełkach kolejno wg daty wpływu. Reszta operacji wykonywana jest na ekranie. Całość obiegu kontroluje procedura workflow, która zapewnia wykonanie wszystkich czynności o wiele szybciej i dokładniej. Łatwo również jest wskazać miejsca opóźnień i zatorów jeśli takie się zdarzają. System został zintegrowany z systemem zamówień, dzięki czemu można w nim co do pozycji rozliczyć każde zamówienie.
CASE STUDY #2
Niewielki zakład produkcyjny, nieco ponad 30 pracowników na stanowiskach komputerowych. Wyzwaniem dla firmy jest organizacja dokumentów handlowych, produkcyjnych, logistycznych i wszelkich pozostałych, których w firmie krążą bardzo duże ilości. Często nie wiadomo kto zajmuje się daną sprawą, jeszcze częściej dokumenty giną, szczególnie w przypadku pracy zmianowej i montaży zamiejscowych.
Z perspektywy zarządu istotne jest aby uniknąć pomyłek w procesie ustalania wyceny indywidualnego zamówienia oraz zapewnić prawidłowy proces realizacji. Wiąże się to z koniecznością obsługi dużej liczby dokumentów takich jak wyceny, zamówienia, zlecenia produkcyjne, raporty, projekty i protokoły. Wyzwaniem jest również właściwe rozłożenie zasobów ludzkich, pojazdów i głównych maszyn, tak aby dopasować się do terminów poszczególnych zamówień.
Korzystając z systemu eDokumenty cały proces wymiany informacji i dokumentów został skupiony w jednym centralnym miejscu. System pozwala łatwo delegować i śledzic każde zamówienie, które od momentu wpływu do firmy rozpoczyna zawsze taką samą sekwencję działań. Bardzo wygodny staje się dostęp do wszystkich powiązanych ze zleceniem dokumentów niezależnie od tego którego dotyczy działu.