Jeśli reprezentujesz urząd lub instytucję która jest zobligowana do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, lub której celem jest ułatwienie pracy to z całą pewnością docenisz system eDokumenty za jego prostą i intuicyjną obsługę, która zapewni sukces wdrożenia.
Wielokrotnie przekonywaliśmy decydentów do tego, że wdrożenie tego typu systemu, jeżeli przeprowadzone jest bez pośpiechu i z szacunkiem dla wymagań pracowników, może być źródłem satysfakcji zarówno dla kierownika jednostki jak i samych pracowników, których praca staje się o wiele łatwiejsza.
System wspiera wszystkie wymogi nowej instrukcji kancelaryjnej. Przede wszystkim realizuje mieszany system kancelaryjny, którego podstawą jest dostępny w różnych wersjach Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. RWA możesz zresztą łatwo samodzielnie dopasować do potrzeb Twojej instytucji poprzez edycję drzewa lub import wykazu z Excel.
Jeśli dotychczas stosowany był u Ciebie system dziennikowy, to najwyższy czas na zmianę. Mieszany system kancelaryjny wprowadzający spis spraw w komórkach z jednoczesnym zachowaniem dziennika korespondencji przychodzącej zapewnia możliwość łączenia pism w sprawy ale pozwala również łatwo zorientować się gdzie znajduje się każde z pism przychodzących.
Mieszany system kancelaryjny realizowany poprzez system eDokumenty to proste rozwiązanie, które zapewni porządek, terminowość i szybkość załatwiania spraw!
Wdrożenie systemu najczęściej rozpoczyna się od kancelarii/sekretariatu. Z uwagi na to że kancelaria zasila cały system w dokumenty skanując je i rejestrując w dzienniku, obsłudze tych funkcji poświeciliśmy wiele uwagi. Dzięki setkom cennych uwag otrzymywanych od prowadzących kancelarię osób, wprowadziliśmy wiele udogodnień na przestrzeni 8 lat rozwoju systemu i dzisiaj możemy powiedzieć że
rejestracja pism w systemie eDokumenty jest naprawdę łatwa i szybka.
Dalsze czynności podejmowane w systemie z pismami również są proste w obsłudze. Dekretowanie pism przez kierownika jednostki, odbiór w skrzynkach pracowników oraz zakładanie spraw zajmą tylko kilka chwil! Większość danych podpowiada się na podstawie wcześniej wprowadzonych informacji. Przykładowy obieg dokumentów w systemie ilustuje poniżej zamieszczonych schemat:
Aż trudno uwierzyć że sporządzanie pism wychodzących można przyspieszyć kilkukrotnie jeśli zastosuje się kilka prostych praktyk. Dzięki systemowi eDokumenty łatwo przygotujesz szablony pism, które będą podczas ich generowania automatycznie wczytywać dane petentów, numer sprawy, datę i informacje o pracowniku. Dzięki zastosowaniu nowoczesnej technologii WebDAV nie musisz zapisywać kopii roboczych pism na dysku, zostają one zapisywane i poddane mogą być wersjonowaniu w aplikacji.
Wybróbuj automatyczne tworzenie pism wychodzących – to ogromna oszczędność czasu!
Zaakcetowane pisma wychodzące trafiające do sekretariatu mogą być kilkoma kliknięciami wydrukowane, przedłożone do podpisu a nastepnie przygotowane do wysyłki. Przygotowanie pocztowej książki nadawczej – dotychczas na pewno bardzo czasochłonna czynność – w systemie zajmie kilkanaście sekund.
System posiada rekomendację poczty polskiej!
Zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa zastosowane w systemie pozwalają zrealizować wszystkie wymagania prawne stawiane systemom teleinformatycznym stosowanym w administracji publicznej. Ponadto administrator otrzymuje wraz z systemem wzór polityki archiwizacji danych wraz z gotowymi skryptami, które może dopasować do własnych potrzeb. Dzięki zastosowaniu technologii webowej znakomicie skraca się czas instalacji systemu w środowiskach rozproszonych i obejmujących wiele setek użytkowników.