Rewolucja w sposobie wymiany dokumentów właśnie się rozpoczęła!
Faktura elektroniczna może służyć jako dowód powstania operacji gospodarczej podobnie jak faktura papierowa. Ostatnia nowelizacja przepisów uprościła znacznie wymagania dla sposobu wymiany dokumentów.
Zastosowanie eFaktury znakomicie zmniejsza koszty działalności, w szczególności dla firm, które wystawiają ich wiele. Proces ich wystawiania i doręczania jest szybszy, zmniejsza się również koszt ich składowania.
Przechowywanie faktur otrzymanych
eFaktury przechowuje się w takim formacie, w jakim zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. eFaktury przechowuje się tak długo jak papierowe czyli do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku otrzymywania faktur elektronicznych od dostawców archiwizuje się je w systemie a do celów kontroli udostęnia za pomoca wygodnego interfejsu do przeglądania wg różnych kryteriów (kontrahenta, daty wystawienia, rodzaju itp.).
Wysyłanie eFaktur do klientów
W systemie eDokumenty lub za pomocą jego API można również podpisywać faktury pieczęcią elektroniczną i wysyłać je do kontrahentów. Podpisywane dokumenty mogą zostać wcześniej zaimportowane z systemu finansowo-księgowego w postaci plików XML lub PDF.
W czasie wdrożenia przygotowana zostaje na serwerze Infrastruktura Klucza Publicznego pozwalająca na tworzenie podpisu tzw. Pieczęci Elektronicznej. Podpis jest dołączany do dokumentu, lub osadzany w dokumencie PDF.
Podstawa prawna – przechowywanie eFaktur
Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów (w tym faktury przesłane drogą elektroniczną) w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych fakturdo czasu uplywu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2) łatwe ich odszukanie,
3) organowi podatkowemu lib organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgdonie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.
Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r.
Szacuje się że przedsiębiorca oszczędza 2 zł na jednej fakturze papierowej, gdy zdecyduje się na elektroniczną.
TwojaFirma.pl