Prowadzenie archiwum może być proste
Moduł Archiwum służy do prowadzenia ewidencji dokumentacji aktowej i technicznej gromadzonej w archiwum zakładowym. Umożliwia prowadzenie archiwum oraz przekazywanie akt do Archiwum Państwowego zgodnie z aktualnymi wymaganiami prawnymi.
Dokumentacja może być rejestrowana w systemie poprzez spisy zdawczo-odbiorcze, które mogą być wprowadzane poprzez formularz lub import z plików Excel. Poszczególne rekordy spisu jak również sam spis cechuje się tym, że oprócz standardowych pól identyfikujących dokumentację można tworzyć dodatkowe pola lub indeksy specyficzne dla danej branży lub rodzaju dokumentacji (np. dokumentacji kadrowej, medycznej).
Umieszczaj odwzorowania cyfrowe dokumentów
Odwzorowania cyfrowe dokumentów (skany) można umieszczać przy poszczególnych rekordach na kilka sposobów m.in. poprzez zintegrowaną aplikację skanującą, która obsługuje każde urządzenie posiadające sterownik TWAIN. Skany można również zamieścić z wcześniej przygotowanych plików na dysku, poprzez wysłanie ich na serwer.
Wypożyczanie dokumentacji za jednym kliknięciem
System pozwala rejestrować wypożyczenia dokumentacji, a na podstawie wprowadzonych danych o osobie generowana jest karta wypożyczenia, na której złożą podpisy pracownik archiwum i osoba wypożyczająca. W wielu wypadkuach oczywiście o wiele łatwiej jest udostępnić elektroniczny dokument, wówczas sprawa jest jeszcze prostrza, nie trzeba wogóle udawać się do archiwum.
Automatycznie wydzielaj dokumentację do zniszczenia.
System pozwala wydzielać dokumentację, której wygasła trwałość. Wygenerowaną w ten sposób listę można wykorzystać do wygenerowania spisu dokumentacji przeznaczonej do zdania na makulaturę lub do przekazania do Archiwum Państwowego. Spis przekazywany do Archiwum pozwala określić format zgodny z wymogami Archiwum Państwowego.
Nie przepracowałem ani jednego dnia w swoim życiu. Wszystko co robiłem, to była przyjemność.
Thomas Alva Edison