Oszczędzaj lasy – prowadź dokumentację systemu ISO elektronicznie
System zarządzania jakością ISO wymaga utrzymania i dystrybuowania dużej ilości dokumentów. Każda rewizja papierowego dokumentu wiąże się z koniecznością powielenia wielu egzemplarzy nowych wydruków. Ileż można zaszczędzić na dystrybucji tych dokumentów w formie elektronicznej! Istotne jest przy tym, że należy zachować wszystkie wymogi jakie wiążą się z utrzymaniem tej specyficznej dokumentacji.
Udostępniaj dokumenty, pracownicy potwierdzą ich odbiór
W systemie eDokumenty możesz udostępniać dokumenty ISO określając szczegółowo zakres dostępu. Może to być sam odczyt, lub jeżeli chcesz udostępnić dokument do zarządzania właścicielowi procesu, to możesz przydzielić mu prawo zarządzania dokumentem. Użytkownicy którzy zostali przydzieleni do dokumentu, otrzymają automatycznie powiadomienia o tym, a po obejrzeniu dokumentu będą mogli elektronicznie potwierdzić zapoznanie się z nim.
Przeglądy, rewizje, archiwizacja
Za pomocą systemu pełnomocnik ds jakości może dokonywać wszystkich koniecznych operacji na dokumentach, których zapisy są poddane kontroli. Możesz dokonywać ich przeglądu lub rewizji, pubikując nową wesję dokumentu. Poprzednie wersje zostaną zarchiwizowane, ale nadal będą dostępne do łatwego wglądu. Automatycznie tworzy się również numeracja każdej zmiany.
Udostępnianie w formie bibliotek procedur i instrukcji
Nie musisz udostępniać użytkownikom dokumetacji w jej oryginalnej strukturze. Sięganie do zagłębionych w procesach instrukcji może być dosyć kłopotliwe dla pracowników. Zamiast tego wszystkie dokumety można udostępnić w formie wygodnych bibliotek grupujących dokumenty wg ich typu (Procedury, Instrukcje, Formularze) lub dowolnych innych cech.
Nie ma czegoś takiego jak nieważne ulepszenie.
Tom Peters