Czy już wiesz jakie procesy chcesz objąć workflow?
Najczęstszym procesem podlegającym automatyzacji jest proces obiegu faktur kosztowych. Na kolejnych miejscach są: obieg wniosków urlopowych, rozliczenie kosztów podróży służbowej (delegacji) oraz proces pozyskania klienta. Inne popularne procesy są związane z: zapytaniem ofertowym, zamówieniami, zleceniem wystawienia faktury oraz reklamacji.
Jak buduje się procesy?
W celu zaprojektowania procesu używa się diagramu, na którym umieszcza się wszystkie wymagane działania w formie zaokrąglonych prostokątów. Dla każdej czynności można określić osobę odpowiedzialną która za każdym razem przy uruchomieniu procesu otrzymywać będzie zadanie do wykonania. Następnie łączy się czynności strzałkami nadając im kolejność wykonania.
Możliwe jest również określenie warunków wykonania poszczególnych etapów. Potężne możliwości stwarza również możliwość uruchamiania rozmaitych akcji wykonywanych przez system w czasie aktywacji lub zakończenia czynności np. wysłanie maila, utworzenie przypomnienia itp.
Mapowanie procesów systemu ISO
Częstym zastosowaniem workflow jest egzekucja procesów systemu ISO. Dzięki zastosowaniu systemu workflow zaprojektowane procesy można w łatwy sposób monitorować, poddawać rewizjom i stale doskonalić. Zmiana nie musi być już kojarzona ze żmudnym procesem dystrybucji dokumentacji i wielogodzinnymi szkoleniami. Nowa wersja procesu automatycznie zaczyna działać z dniem jego wprowadzenia, a pracownicy nie muszą pamiętać o nowych obowiązkach gdyż przypomina im o nich system.
Jeszcze łatwiej akceptuj dokumenty. Nawet bez uruchamiania systemu dzięki zastosowaniu zadań na email.
Jeśli potrzeba jest szybkiej decyzji, a akceptacja nie wymaga analizy wielu dokumentów można skorzystać z możliwości akceptacji zadań workflow poprzez email. System wysyła maila wraz z załącznikiem, a a treści drukuje przyciski z opcjami danej decyzji. Po kliknięciu poprzez specjalny token system autoryzuje operację i wykonuje dalsze kroki procedury. Funkcjonalność akceptacji via email to wygoda, szybkość i bezpieczeństwo.
Im więcej mamy czasu na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu ona nam zabiera.
prof. C. Northcote Parkinson